KEBERKESANAN MESYUARAT DI ORGANISASI DALAM PENDEKATAN KAEDAH ENAM (6) TOPI BERFIKIR (SIX THINKING HATS)
1.0 Pengenalan
Mesyuarat amat penting dalam setiap organisasi yang mempunyai objektif sendiri. Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih, untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.
Biasanya, mesyuarat berbeza mengikut objektif dan jumlah ahli organisasi.Peranan dan tugas pengerusi dalam sesuatu mesyuarat adalah sebagai pengacara, penggerak, pemandu, dan pengadil. Tugasnya adalah merancang dan mempengerusikan mesyuarat dengan menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya sesuatu mesyuarat.
Selain itu, pengerusi perlu menggalakkan perbincangan dan penyertaan ahli mesyuarat dengan menghormati pendapat dan pandangan ahli mesyuarat.
Pengerusi juga perlu menentukan susunan agenda dipatuhi dengan menjaga disiplin mesyuarat dan mengawal perjalanan masa yang mana mesyuarat mesti ditamatkan pada masa yang ditetapkan.
2.0 Keberkesanan Sesuatu Mesyuarat
Bagi melaksanakan sesuatu mesyuarat di organisasi dengan lebih berkesan, pendekatan enam (6) topi berfikir di atas mestilah digabungkan dengan ciri-ciri mesyuarat yang mesti difahami oleh pengerusi, setiausaha dah ahli-ahli mesyuarat.
Antara ciri-ciri mesyuarat yang boleh kita gabungkan dengan pendekatan enam (6) topi berfikir untuk mendapatkan sesuatu mesyuarat yang lebih berkesan adalah seperti berikut;
2.1 Penyertaan
Semua ahli mesyuarat adalah penting dalam menjayakan sesuatu mesyuarat dan bukan hanya pengerusi dan setiausahanya sahaja. Ahli yang hadir mestilah mempunyai kepentingan yang berkaitan perkara untuk dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat.
Justeru itu, semua ahli mesyuarat perlu membuat persediaan yang rapi mengikut tanggungjawab masing-masing. Ini, amat malang sekali jika seseorang yang hadir mesyuarat hanya sebagai penumpang dan sebagai memenuhi tempat atau dalam keadaan terpaksa. Ini juga, lebih mengecewakan jika ahli mesyuarat yang hadir tetapi tidak memberi sebarang respon di dalam mesyuarat.
Perkara ini sering terjadi kerana inilah yang dikatakan naluri dan kekuatan yang ada di dalam diri seseorang. Mereka mempunyai idea tetapi tidak mampu berkata-kata di dalam mesyuarat atau di depan khalayak ramai kerana tidak mempunyai keyakinan diri.
Apabila berada di dalam mesyuarat kita tidak memerlukan seseorang itu petah berbicara, tetapi cukup hanya bersuara dengan memberikan pandangan daripada isi hati terhadap isu yang dibincangkan.
Masalah-masalah di dalam mesyuarat seringkali membuatkan ramai yang malas untuk hadir ke mesyuarat. Ini disebabkan oleh, selepas selesai mesyuarat pasti kita ada rasa tidak puas hati atau kecil hati kerana pendapat yang dilontarkan tidak diterima.
Sekiranya mereka hadir sekalipun untuk mesyuarat, mungkin mereka tiada perasaan untuk mengambil penyertaan dalam mesyuarat kerana merasakan tidak mempunyai idea yang begitu baik untuk diutarakan.
Akhirnya, mesyuarat tersebut menjadi sangat tidak produktif dan meletakkan sesebuah organisasi dalam keadaan ketandusan kreativiti.
2.2 Sikap dan Personaliti
Ahli mesyuarat perlu menunjukkan personaliti dan kewibawaan semasa mesyuarat seperti berbudi bahasa, bersopan santun dan pandai membuat teguran.
Selain itu, ahli mesyuarat perlu menjaga hubungan baik dengan semua ahli mesyuarat yang lain dan berpengetahuan dalam membuat keputusan yang tepat dan padat.
Sekiranya tiada kebebasan bersuara di dalam sesuatu mesyuarat , ini mungkin boleh mencetuskan pertelingkahan yang boleh menyebabkan perkara seperti didominasi oleh individu atau pengaruh sesebuah kumpulan.
Walaupun terdapat unsur-unsur yang menghalang kebebasan bersuara, pengerusi perlu menggalakkan ahli memberi sumbangan dan bebas berfikiran kreatif untuk mendapatkan idea-idea.
2.3 Pasukan sentrik
Mesyuarat menjadi berkesan dan efektif sekiranya kurang mendapat campur tangan pemimpin. Proses kepimpinan dalam perjalanan sesuatu mesyuarat sebenarnya berlaku daripada seorang ahli kepada seorang ahli yang lain. Ini tidak tertumpu pada seorang pengerusi ataupun individu semata-mata.
Sekiranya setiap ahli mengambil peranan sebagai pemimpin, dominasi individu ini akan dapat diatasi. Begitu juga dalam hal yang mana ada dikalangan ahli mesyuarat yang sentiasa bersetuju kata pemimpin ataupun pengerusi.
Dalam erti kata lain, mesyuarat yang berkesan mengamalkan pasukan sentrik dan bukannya individu sentrik.
2.4 Tempoh Masa
Tempoh masa sesuatu mesyuarat yang efektif seharusnya tidak melebihi tempoh dua (2) jam. Apabila sesuatu mesyuarat dilaksanakan melebihi dua (2) jam, sebilangan besar ahli mesyuarat akan hilang fokus dan tumpuan.
Sememangnya, lebih baik jika ditetapkan tempoh masa yang terhad. Ini adalah satu kaedah untuk mendisiplinkan perjalanan mesyuarat. Jika setiap mesyuarat mempunyai had masa, bilangan agenda yang sistematik, secara tidak langsung, masa untuk perbincangan juga akan dihadkan.
Sekiranya mesyuarat yang diadakan mempunyai potensi untuk mengambil masa yang lebih dari tempoh masa yang efektif ini, tindakan seperti berikut boleh diambil ;
(a) Pertimbangkan untuk meninggalkan agenda-agenda yang kurang penting supaya mesyuarat dapat ditamatkan lebih awal dan pastikan semua ahli mesyuarat bersetuju sebulat suara.(b) Sekiranya mesyuarat ditangguhkan dengan masih berbaki beberapa agenda, aturkan tindakan susulan. Tindakan ini bertujuan menyelesaikan perkara yang masih belum diselesaikan atau yang tertangguh.
2.5 Suasana dan Keadaan Mesyuarat
Mesyuarat yang berkesan adalah mesyuarat yang sentiasa berjalan dalam keadaan bertenaga. Ada kalanya juga kita pasti berhadapan dengan suasana mesyuarat yang lesu, murung, sunyi dan sepi. Sindrom ini dapat diatasi dengan beberapa kaedah seperti menyatakan dengan lantang dan terangkan semua matlamat mesyuarat kepada ahli mesyuarat.
Selain itu, kita perlu meringkaskan apa yang sudah berjaya dibincangkan dan jangan membuat anggappan semua ahli mesyuarat mengetahui apa yang sedang berlaku.
Akhirnya, tangguhkan apa-apa agenda yang bertemu jalan buntu dan menyebabkan semua terdiam dan tugaskan seseorang membuat sedikit kajian bagi mengkaji apa yang perlu dilakukan untuk mengatasi masalah atapun mencari jalan penyelesaiannya.
3.0 Pendekatan Enam (6) Topi Berfikir Supaya Mesyuarat Lebih Berkesan
Mari berkongsi sejenak dalam kaedah penyelesaian yang dapat digunakan bagi mendapatkan mesyuarat yang lebih aktif, produktif, efektif dan kreatif.
Apabila ciri-ciri mesyuarat yang berkesan telah dibincangkan seperti di atas, digabungkan dengan enam (6) topi berfikir yang disarankan oleh Edward De Bono.
Mesyuarat di sesebuah organisasi akan menjadi lebih efektif. Pendekatan ini amat sesuai dilaksanakan dalam sesuatu mesyuarat yang dijalankan di universiti.
Antara topi yang disarankan adalah seperti berikut;
3.1 Topi Putih
Biasanya, topi putih ini mengandungi maklumat, butiran dan data. Apabila ahli mesyuarat memakai topi pemikiran putih, segala persoalan yang lain diletakkan di tepi, melainkan persoalan tentang data dan maklumat sahaja.
Antara persoalan yang penting dan perlu bermain di fikiran kita semasa memakai topi ini ialah seperti;
Apa maklumat yang kita ada?
Apa maklumat yang sepatutnya kita ada tetapi kita tiada maklumat tersebut?
Apa maklumat yang kita mahukan?
Bagaimana kita boleh dapatkan maklumat tersebut?
Dan Adakah kita mempunya data, fakta dan nombor yang kukuh?
Persediaan yang rapi tentang data dan maklumat yang ada mestilah tepat dan padat. Jangan sesekali bersuara di dalam mesyuarat tanpa data dan maklumat yang tepat. Bersuara tanpa data dan maklumat yang tepat akan menampakkan kelemahan diri sendiri.
3.2 Topi Merah
Warna merah sangat sinonim dengan simbol hati dan cinta yang mana menggambarkan perasaan dan emosi. Sememangnya tidak wajar untuk beremosi di dalam mesyuarat namun, elemen ini tidak dapat diketepikan secara sepenuhnya. Kita harus ingat, individu yang terlibat dalam mesyuarat adalah manusia yang pasti mempunyai pelbagai perasaan.
Maka, penyelesaiannya adalah dengan menyampaikan emosi dengan cara yang lebih wajar dan boleh diterima. Kita boleh memberi penjelasan atau menyatakan sesuatu alasan kerana semua itu adalah gerak hati setiap individu.
Antara ayat yang boleh digunakan apabila memakai topi merah sewaktu mesyuarat ialah “saya ada perasaan mengatakan idea ini pasti akan berjaya” atau “saya tidak tahu kenapa tetapi saya tidak begitu berkenan dengan cara ini”.
Persoalan- persoalan yang perlu kita fikir semasa memakai topi merah ialah seperti berikut;
Perasaan saya sekarang adalah apa?
Gerak hati saya yang memberitahu sesuatu tentang masalah yang berlaku?
Saya suka atau tidak suka tentang masalah ini?
Kita perlu faham perasaan sendiri dan ahli mesyuarat yang lain dengan jelas tentang perkara yang akan dibincangkan dan tidak mengambil hati dengan apa yang telah dibincangkan.
Rasa hati yang dilontarkan tidak perlu dijadikan perkara pokok dan dibincangkan secara panjang lebar. Gerak hati yang diceritakan dalam sesuatu mesyuarat berdasarkan kepada pengalaman yang banyak adalah tidak sama dengan yang dihuraikan dengan percakapan harian. Gerak hati setiap individu, boleh jadi betul dan boleh juga jadi tidak betul.
Jangan sesekali beremosi dengan tidak terkawal dalam sesuatu mesyuarat. Semua ahli mesyuarat perlu bijak dalam mengawal emosi ketika menyuarakan pendapat.
3.3 Topi Hitam
Apabila berjalan dalam kawasan yang gelap, pasti kita akan berjalan dengan berhati-hati. Ini menggambarkan, topi pemikiran hitam adalah pemikiran yang berhati-hati.
Topi ini memastikan kita tidak akan melakukan kesilapan dan sesuatu yang tidak berfaedah.
Topi hitam sangat berharga kerana kesilapan yang dilakukan boleh membawa bencana yang besar, maka sudah tentu ramai yang tidak mahu melakukan kesilapan.
Topi hitam menyebabkan kita berfikir dan mengeluarkan hujah-hujah dan sebab-sebab yang munasabah, mengapa sesuatu idea tidak boleh dilaksanakan.
Sebagai contoh, sebab-sebab yang munasabah adalah seperti, “undang-undang tidak membenarkan kita untuk melakukan ini” atau “kita tidak mempunyai pensyarah yang cukup untuk memenuhi kesemua kelas di univerisiti”.
Ini juga harus diingat, topi hitam memang sangat berguna tetapi jika menggunakannya secara berlebihan, ini juga boleh mendatangkan kerugian dan kesan negatif. Sememangnya anda tidak mahu melakukan kesilapan, tetapi pasti anda juga mahukan keuntungan.
Antara persoalan yang perlu kita faham semasa memakai topi hitam adalah seperti ;
Masalah dan bahaya boleh berlaku?
Kesukaran yang boleh timbul apabila menjalankan sesuatu perkara?
Apakah risiko yang berpotensi pabila melaksanakan sesuatu perkara?
Kita perlu berhati-hati dalam memikirkan masalah, risiko dan bahaya yang akan berlaku apabila berbincang mengenai sesuatu perkara dalam mendapatkan keputusan.
3.4 Topi Hijau
Topi hijau adalah topi kreatif yang mana kita akan berfikir dengan cara melontarkan idea baru dan di luar kebiasaan.
Topi hijau mencari alternatif kepada jalan konvensional yang sedia ada.
Topi hijau mengatakan tentang kemungkinan dan hipotesis.
Topi hijau menyediakan masa dan ruang lingkup yang luas untuk idea-idea kreatif.
Antara persoalan yang perlu kita fikirkan semasa memakai topi hijau adalah seperti berikut;
Terdapat cara lain untuk melakukan perkara ini?
Apakah penjelasan bagi masalah ini?
Dalam keadaan ini, kita akan sentiasa mencari jalan penyelesaian alternatif terhadap permasalahan yang berlaku bagi mendapat keputusan dalam sesuatu mesyuarat.
3.5 Topi Kuning
Dengan pemikiran topi kuning, kita berfikir secara positif dan optimis. Topi kuning adalah bertentangan dengan topi hitam. Topi kuning memikirkan bagaimana sesuatu itu boleh dilaksanakan walaupun mempunyai banyak halangan. Topi kuning melontarkan idea dan jalan penyelesaian berdasarkan kepada logik dan hujah.
Setiap idea kreatif dan mungkin sukar, memerlukan perhatian yang lebih dan pada saat ini, topi kuning memainkan peranannya.
Antara persoalan perlu difikirkan semasa memakai topi kuning ialah;
Apakah manfaat daripada projek yang dijalankan ini?
Apakah aspek positif daripada masalah ini?
Dalam persoalan ini, kita perlu sentiasa memikirkan perkara positif dan optimis untuk membincangkan sesuatu perkara di dalam mesyuarat bagi mendapatkan keputusan.
3.6 Topi Biru
Warna biru umpama langit biru yang luas. Topi biru adalah pandangan keseluruhan tentang setiap pemikiran yang digunakan dalam topi-topi yang lain.
Topi biru menyusun agenda yang dibincangkan dan mengenalpasti langkah-langkah penyelesaian. Topi biru akan memberi penjelasan dan kesimpulan yang jitu. Topi biru juga akan membuatkan kita supaya beralih daripada satu topi pemikiran kepada topi pemikiran yang lain.
Pendek kata, topi pemikiran biru ialah topi mengawal proses pemikiran secara keseluruhan. Kebiasaanya, pengerusi mesyuarat yang akan menggunakan topi biru namun, ahli mesyuarat yang lain juga boleh menggunakannya.
4.0 Penutup
Secara kesimpulannya, bagi mendapatkan keberkesanan sesuatu mesyuarat di kolej komuniti, gabungan topi pemikiran dan ciri-ciri mesyuarat yang dibincangkan di atas amat penting.
Seseorang individu tidak seharusnya menggunakan satu topi sahaja sepanjang masa. Topi pemikiran perlu sentiasa ditukar bagi memastikan perbincangan yang mantap serta keputusan yang hebat.
Contohnya, jika seseorang memakai topi hijau melontarkan idea, kemudian bertukar kepada topi hitam untuk mengkritik ideanya dengan positif dan ini adalah jalan yang terbaik bagi melihat proses pemikiran dalam kaedah topi enam (6) ini.
Kaedah ini hanya akan berkesan apabila semua ahli memahami bahawa tujuan perbincangan bukannya untuk memastikan pendapat diri sendiri akan menang tetapi untuk mendapatkan kupasan yang lebih matang dalam sesuatu perkara yang dibincangkan.
Antara kaedah yang boleh digunakan untuk mendapatkan keputusan yang terbaik dalam sesuatu mesyuarat ialah dengan menentukan fokus dan tujuan untuk sesuatu mesyuarat yang akhirnya mengumpul segala ulasan, ringkasan, kesimpulan dan pelan.
Kita tidak boleh mula bertindak tanpa berfikir dan kita perlu lebih banyak masa dan maklumat untuk menyelesaikan permasalahan semasa mesyuarat dilaksanakan.
Akhir kata, merekodkan semua yang berkaitan dengan mesyuarat yang telah dilaksanakan amat penting untuk setiap kolej komuniti dengan merekodkan keputusan ataupun kesimpulan yang dicapai dengan memastikan setiausaha membuat catatan yang lengkap.
Antara perkara penting yang perlu direkodkan adalah:a) Keputusan yang disepakati bersama.b) Tindakan susulanc) Siapakah yang diagihkan tugas.d) Tarikh-tarikh penting.e) Kesimpulan-kesimpulan yang dicapai.
Seorang pengerusi wajar mempunyai catatan sendiri sebagai rujukan segera atau sekurang-kurangnya sebagai rujukan peribadi. Tambahan pula, kita perlu menampilkan corak kepimpinan melalui teladan semasa mesyuarat dilaksanakan.
Secara umumnya, rekod yang baik merangkumi:a) Isi ringkas perjalanan mesyuarat.b) Keputusanc) Tindakan susulan
Secara amnya, pendekatan ini topi enam (6) berfikir ini amat bersesuaian dilaksanakan bagi mencapai objektif dan kesimpulan mesyuarat di sesebuag organisasi yang lebih berkesan dan efektif.
Organisasi boleh memberi penekanan dalam pendekatan topi enam (6) berfikir ini tanpa mengabaikan ciri-ciri mesyuarat seperti penyertaan ahli, sikap dan personaliti, tempoh masa, pasukan sentrik dan suasana serta keadaan mesyuarat.
Kaedah ini juga amat penting dan perlu sentiasa dibincangkan bagi mendapatkan mesyuarat yang lebih lancar dan sistematik di setiap organisasi.
No comments:
Post a Comment